Подготовительный этап аудита технологии обработки рук

Аудит проводится рабочими группами аудиторов. Рабочая группа является эффективным инструментом для решения задач, которые требуют взаимодействия различных подразделений в медицинской организации.

1. Прежде всего, формулируется задача, которую необходимо решить. В нашем случае задачей является выявление несоответствий процессов обработки рук стандартным операционным процедурам с дальнейшей разработкой мероприятий по их устранению.

2. Необходимо определиться с составом рабочих групп. При этом обязательно учесть следующие условия:

• должен отсутствовать конфликт интересов: специалисты, входящие в состав рабочей группы, не должны иметь заинтересованности и не преследовать личных или иных целей;
• специалисты, входящие в состав рабочей группы, должны быть компетентны в данном вопросе;
• состав группы должен включать разных по должности специалистов: от заведующих подразделений, вовлеченных в процесс управления, до исполнителей (медицинских сестер, врачей).
• наличие мотивации у членов рабочей группы;
• назначение руководителя аудиторской группы.

3. Планируются сроки работы группы, бюджет рабочего времени для каждого этапа аудита: подготовительного, основного и заключительного, определяются даты и время проведения совещаний по результатам аудита, выстраивается диаграмма Гантта (Приложение 1).

4. Организация работы аудиторской группы оформляется локальным нормативным актом (приказом, распоряжением руководителя медицинской организации), итоги совещаний фиксируются протоколом (Приложение 2).

5. Разрабатываются и утверждаются СОП технологии обработки рук и чек-листы. Примерное описание СОП технологии обработки рук представлено в Приложении 3. Рекомендованные чек-листы – в Приложении 4.

6. Описание СОП технологии обработки рук должно быть доступно в режиме 24/7 каждому медицинскому работнику (размещено в локальной сети медицинской организации или др.).

Пример организации работы рабочей группы

На базе медицинской организации сформирована и утверждена локальным нормативным актом группа аудиторов «Аудит технологии обработки рук» в составе:

• Заместитель главного врача по медицинской части
• Врач – эпидемиолог
• Главная медицинская сестра
• Заведующий операционным отделением
• Старшая медицинская сестра отделения хирургических методов лечения
• Старшая операционная сестра

Поставлена задача: выявление несоответствий процессов обработки рук стандартным операционным процедурам и разработка мероприятий по их устранению.

Определен состав рабочих групп:

На 1-ом совещании:назначены председатель и секретарь аудиторской группы;

• утвержден план-график работы аудиторской группы;
• поставлена задача разработки СОП технологии обработки рук и чек-листов, определены ответственные и сроки исполнения.

На 2-ом совещании:

• обсуждены, скорректированы СОП технологии обработки рук и чек-листы;
• поставлена задача апробации разработанных СОП и чек-листов.

На 3-ем совещании:

• рассмотрены итоги апробации разработанных СОП и чек-листов;
• внесены рекомендованные поправки;
• рекомендованы к утверждению локальным нормативным актом СОП и чек-листы.
• утвержден график обучения медицинских работников технологии обработки рук.

Построение диаграммы Гантта

Для построения диаграммы Гантта можно использовать готовый шаблон или создать диаграмму в Microsoft Excel¹:

Таблица 1

Рассмотрим построение диаграммы Гантта в Microsoft Excel.

Шаг 1. Создайте таблицу:

В листе Excel запишите каждую задачу в отдельной строке и постройте структурный план проекта, указав дату начала (Start date), дату окончания (End date) и длительность (Duration), то есть количество дней, которое требуется для завершения задачи (Рисунок 1).

Рисунок 1

¹ https://office-guru.ru/excel/kak-sozdat-diagrammu-ganta-v-excel-481.html

Шаг 2. Постройте обычную линейчатую диаграмму Excel на базе данных столбца “Start date”:

Построение диаграммы Гантта в Excel начинается с того, что создается обычная «Линейчатая диаграмма с накоплением»:

• Выделить диапазон Дата начала (Start Dates) вместе с заголовком столбца. Нужно выделить только ячейки с данными, а не весь столбец листа.
• На вкладке Вставка (Insert) в разделе Диаграммы (Charts) нажмите Вставить - Линейчатая диаграмма (Bar).
• В открывшемся меню в группе «Линейчатая» нажмите Линейчатая с накоплением (Stacked Bar) (Рисунок 2).

Рисунок 2

Шаг 3. Добавьте к диаграмме данные о продолжительности:

1. Кликните правой кнопкой мыши в любом месте диаграммы и в контекстном меню нажмите Выбрать данные (Select Data). Появится диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source). Сюда же нужно добавить данные столбца Длительность (Duration) (Рисунок 3).

Рисунок 3

2. Нажмите кнопку Добавить (Add), чтобы выбрать дополнительные данные Длительность (Duration), которые нужно отобразить на диаграмме Гантта (Рисунок 4).

Рисунок 4

3. В открывшемся окне Изменение ряда (Edit series) в поле Имя ряда (Series name) введите «Длительность» (Duration) или любое другое имя по желанию. Или можно поставить курсор в это поле и затем кликнуть по заголовку соответствующего столбца в таблице – заголовок, будет добавлен в качестве имени ряда для диаграммы Гантта. Нажмите на иконку выбора диапазона рядом с полем Значения (Series values) (Рисунок 5).

Рисунок 5

4. Диалоговое окно Изменение ряда (Edit series) уменьшится. Выделите данные в столбце «Длительность» (Duration), выделите первую ячейку и протянитемышью вниз до последней ячейки с данными (Рисунок 6).

Рисунок 6

5. Кликните ещё раз иконку выбора диапазона. Диалоговое окно Изменение ряда (Edit series) будет вновь развёрнуто и появится поля Имя ряда (Series name) и Значения (Series values). Нажмите ОК (Рисунок 7).

Рисунок 7

6. Вернемся к окну Выбор источника данных (Select Data Source). Теперь в поле Элементы легенды (Ряды) (Legend Entries (Series) мы видим ряд Дата начала (Start Date) и ряд Длительность (Duration). Нажмите ОК, и данные будут добавлены к диаграмме (Рисунок 8).

Рисунок 8

Шаг 4. Добавьте описания задач к диаграмме Ганта:

1. Кликниите правой кнопкой мыши в любом месте области построения диаграммы, в появившемся меню нажмите Выбрать данные (Select Data), чтобы снова появилось диалоговое окно Выбор источника данных (Select Data Source).

2. В левой области диалогового окна выделите Дата начала (Start Date) и нажмите кнопку Изменить (Edit) в правой области окна под названием Подписи горизонтальной оси (категории) (Horizontal (Category) Axis Labels) (Рисунок 9).

Рисунок 9

3. Откроется маленькое диалоговое окно Подписи оси (Axis Labels). Теперь нужно выделить задачи так же, как на предыдущем шаге выбирали данные о продолжительности задач (столбец Длительность (Durations)) – нажимаем иконку выбора диапазона, затем кликаем по первой задаче в таблице и протягиваем выделение мышью вниз до последней задачи. Помните, что заголовок столбца не должен оказаться выделенным. Сделав это, ещё раз нажмите по иконке выбора диапазона, чтобы появилось диалоговое окно (Рисунок 10).

Рисунок 10

4. Дважды нажмите ОК, чтобы закрыть все диалоговые окна.

5. Удалите легенду диаграммы – нажмите на неё правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Удалить (Delete) (Рисунок 11).

Рисунок 11

Шаг 5. Превращаем линейчатую диаграмму в диаграмму Ганта

На данном этапе диаграмма всё ещё является линейчатой диаграммой с накоплением. Чтобы она стала выглядеть как диаграмма Гантта, нужно правильно её оформить. Наша задача – удалить синие линии, чтобы видимыми остались только фиолетовые части графиков, которые представляют собой задачи проекта. Технически мы не будем удалять синие линии, а просто сделаем их прозрачными, а значит – невидимыми.

1. Нажмите на любую синюю линию на диаграмме Гантта, при этом все они будут выделены. Кликните по выделенной области правой кнопкой мыши и в контекстном меню нажмите Формат ряда данных (Format Data Series) (Рисунок 12).

Рисунок 12

2. В появившемся диалоговом окне сделайте следующее:
   • в разделе Заливка (Fill) выберите «Нет заливки» (No Fill).
   • в разделе Граница (Border Color) выберите «Нет линий» (No Line) (Рисунок 13).